Aula- ja toimistopalvelut
Aula on kiinteistön hermokeskus, jonka työntekijöiltä edellytetään moninaista ammattitaitoa. Yksi tärkeimmistä tehtävistä on turvallisen ympäristön takaaminen kiinteistön käyttäjille.
Aulapalvelutyöntekijän tehtävänkuva on usein moninainen, ja se vaihtelee jonkin verran työympäristön ja asiakkaan mukaan. Osa Coorin aulapalveluhenkilöistä työskentelee kiinteästi turvallisuuden parissa, esimerkiksi kulunvalvonta- ja vartiointitehtävissä.
Tyypillisiä aulapalveluhenkilön tehtäviä ovat vieraiden vastaanotto, neuvonta ja opastaminen, lähetysten vastaanotto ja lähettäminen, ensiapuvalmiuden ylläpitäminen, huolto- ja palvelupyyntöjen vastaanotto ja välittäminen eteenpäin sekä erilaisten tilastojen ja seurantadatan tuottaminen asiakkaalle.
Vieraiden vastaanotto voi esimerkiksi sisältää vieraiden kirjaamisen kiinteistön tai asiakkaan vieraidenhallintajärjestelmään, vierailijakorttien tulostamisen, tarvittaessa vieraiden henkilöllisyyden tarkistamisen ja saapuneiden vieraiden ilmoittamisen vastaanottajalle. Aula voi myös avustaa sekä ulkopuolisia asiakkaita että talon omaa henkilökuntaa vierailuun liittyvien pysäköintilupien, neuvottelutilojen, AV-laitteiden ja muiden kiinteistön tai asiakkaan toimintojen kanssa.
Aula on yleisesti kiinteistön hermokeskus, jossa työskentelevien tulee tuntea kiinteistön avainhenkilöt, käytännöt ja toiminnot laajalti. Aulan näkökulmasta keskeinen asiakasryhmä onkin usein kiinteistön oma henkilökunta. Aula voi auttaa talon omaa henkilökuntaa esimerkiksi postitusten, toimistotarvikkeiden, huoltojen, tilajärjestelyjen, tilaisuuksien ja tapahtumien tiimoilta. Aulan tehtäviin usein kuuluu myös kiinteistön eri sidosryhmien tiedottaminen esimerkiksi poikkeustilanteista ja muista ajankohtaisista asioista soveltuvin osin.
Varsinaiset vartiointitehtävät tuovat työhön hieman lisäelementtejä ja erilaista näkökulmaa. Aulavartijan keskeisiin työvälineisiin lukeutuu usein muun muassa sähköiset lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmät, rikosilmoitinjärjestelmät ja kameravalvontajärjestelmät. Järjestelmien avulla voidaan muun muassa ohjata liikennettä ja ehkäistä rikoksia ja vahinkoja, mutta myös tutkia ja selvittää niitä jälkikäteen yhteistyössä viranomaisten kanssa. Monet turvallisuuspainotteiset aulapalvelutehtävät ovat luvanvaraisia ja vaativat kouluttautumista sekä viranomaislupia.
Aulan tehtäviin voi myös kuulua esimerkiksi kulkuoikeusprofiilien luontia ja muokkausta sekä henkilökunnan kulkutunnisteiden ja mekaanisten sekä sähköisten avainten hallinnointia. Kulkutunnisteprofiileja muokkaamalla voidaan yksittäisille henkilöille ja sidosryhmille luoda juuri heille soveltuvat kulkuoikeudet. Järjestelmien avulla voidaan varmistua siitä, että käyttäjille myönnetään pääsy kaikkiin tarvittaviin paikkoihin, mutta toisaalta evätään pääsy kaikkiin paikkoihin, jonne heidän ei tarvitse päästä. Tämä on usein tärkeä osa kiinteistön turvallisuussuunnittelua ja mahdollistaa tilojen joustavamman käytön, verraten perinteisiin lukitustapoihin. Järjestelmiä voidaan lisäksi käyttää muun muassa työajanseurantaan, maksupalveluihin sekä erilaisiin automaatioihin, ja aulalla on usein näissäkin käyttötavoissa oma roolinsa, esimerkiksi raportoinnissa.
Aulalla saattaa myös olla merkittävääkin roolia suurempien vierailujen ja tilaisuuksien järjestelyissä. Tehtäviin saattaa sisältyä tila- ja kalustejärjestelyjä, materiaalien esillepanoa sekä vieraiden valvonta- ja ohjaustehtäviä. Valvonta- ja ohjaustehtäviin kuuluu muun muassa vieraiden rekisteröinti ja kulunohjaaminen sekä eriasteisten poikkeustilanteiden hallinta.
Tämän artikkelin kirjoittajat Sauli Salonen, Aleksi Kilpinen ja Roni Niemelä työskentelevät Coorissa turvallisuustehtävissä.
Työvaatteet
Aula on yrityksen käyntikortti, ja siisti ja luotettava ulkoasu on tärkeä osa aulapalvelua. Työvaatteet tukevat yritysilmettä ja yhdistyvät ammattimaiseen palveluntoimitukseen. Työvaatteen tulee olla suoritettavaan työtehtävään soveltuva, jotta se suojaa työntekijää työn mahdollisilta vaaroilta, mutta ulkoasun tulee samaan aikaan myös olla yhtenäinen kaikilla saman yrityksen palveluksessa samaa tehtävää hoitavilla, ja täyttää soveltuvat viranomaisvaatimukset. Nämä näkökulmat on otettu huomioon Coorin työvaateohjeistuksessa.
Ota yhteyttä Coorin asiantuntijoihin
Johtavana kiinteistöpalvelualan toimittajana Coor kehittää Pohjoismaiden parhaita työympäristöjä. Kun me hoidamme tukipalvelut, voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi. Ota yhteyttä, niin keskustellaan siitä, kuinka voimme auttaa sinua.
