Asiantuntijaorganisaatioissa ei välttämättä ole enää omia assistentteja, mutta toimiston arki täytyy silti saada sujumaan mutkattomasti. Yhä useammin ratkaisuna onkin ulkoistetut toimistoassistenttipalvelut, jotka tuovat yrityksille joustavuutta ja kustannustehokkuutta.
Työelämän muutokset, kuten etätyön lisääntyminen, ovat mullistaneet monien organisaatioiden arkea. Asiantuntijoiden aika on arvokasta, ja avustaviin tehtäviin ei aina ole omia resursseja. Silti on tärkeää, että toimistoarki rullaa saumattomasti: lähetykset kulkevat, kahvikone toimii, toimistotarvikkeita löytyy ja kiinteistöhuollolle tehdään palvelupyyntöjä. Toisinaan voi olla myös tarve varmistaa, että niin toimistopalvelut kuin siivous, kiinteistöhuolto ja aulakin toimivat moitteettomasti.
Tässä kohtaa astuvat kuvaan ulkoistetut toimistoassistentti- tai kohdepäällikköpalvelut. Kun toimistoassistentin tehtävät hoitaa ammattilainen palveluna, varmistetaan, että asiantuntijat voivat keskittyä omaan ydintyöhönsä ilman keskeytyksiä. Tehtävän laajuudesta riippuen toimistoassistentti voi olla kokoaikainen tai osa-aikainen.
Kaija Oksman toimii toimistokoordinaattorina ja aulojen tuuraajana. Hän on asiakkaan toimiston sydän, joka huolehtii arjen sujuvuudesta. Kaija tilaa toimistotarvikkeita, tekee huoltopyyntöjä, toimittaa paketteja, päivittää intranettiä, varmistaa kahvikoneen toimivuuden ja seuraa siivouksen laatua.
”Minun tehtävänäni on varmistaa, että asiakkaat saavat keskittyä omaan asiantuntijatyöhönsä ja siihen, missä he ovat hyviä. Varmistan, että palvelusopimusta noudatetaan ja välillä toimitetaan vähän ekstraakin. Koen, että asiakas saa siitä lisäarvoa toimintaansa”, Kaija kuvailee työtään.
Hyvin rullaava arki on vain yksi osa ulkoistettujen toimistoassistenttipalveluiden hyötyjä. Kun hyödynnetään ison palveluntuottajan sopimuksia, hankinnoissa voidaan saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä. Samalla palvelut tuotetaan vastuullisesti ja ympäristöä kunnioittaen.
Tehtävänkuvaan voi kuulua myös tapahtumien, kuten kesäjuhlien, ystävänpäivän vieton tai kierrätystapahtumien, järjestäminen vuosikellon mukaisesti. Tämä tuo lisäarvoa asiakkaan työntekijäkokemukseen ja työhyvinvointiin.
Kaija painottaa asiakaspalvelussa luottamuksen merkitystä: ”Asiakkaan luottamus saavutetaan pitämällä lupaukset ja tarjoamalla juuri sitä palvelua, mitä on luvattu. Olen aina kokenut tärkeäksi perehtyä asiakkaan toimintaan, ja minut on myös aina otettu lämpimästi vastaan asiakkaan työyhteisöön.”
Kaijan lähestymistapa asiakkuuksiin on proaktiivinen: ”Yritän aina kehittää toimintoja ja mietin, mikä on asiakkaalle olennaista. Haluan olla aidosti asiakkaan matkassa mukana ja auttaa heitä onnistumaan.”
Ulkoistetut toimistoassistenttipalvelut tuovat yritykselle joustavuutta ja mahdollisuuden keskittyä olennaiseen. Kun arki toimii, myös liiketoiminta kukoistaa. Tutustu Coorin palveluihin ja anna meidän huolehtia toimistosi arjesta – niin sinä voit keskittyä siihen, missä olet parhaimmillasi!
Ota yhteyttä Coorin asiantuntijoihin
Johtavana kiinteistöpalvelualan toimittajana Coor kehittää Pohjoismaiden parhaita työympäristöjä. Kun me hoidamme tukipalvelut, voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi. Ota yhteyttä, niin keskustellaan siitä, kuinka voimme auttaa sinua.
